やることを集めたら処理していくだけ、のはずなのに、進まない。
そんなときに気にしてみるといいかもしれないチェックポイントをいくつか。
・Inbox自体の数が多い
たくさんの場所を見て回って、それぞれをzeroにするのは大変。破綻しやすいです。
紙などの物理的に存在するモノ、データのそれぞれで、できるだけ少数にまとめると楽です。
例えばモノなら、
郵便受け
玄関の床
居間
机の上
椅子の上
壁にかける書類入れ
ファイルボックス
自室
机の上
引き出し
ファイルボックス
職場
机の上
引き出し
ファイルボックス
かばん
持ち歩くファイル
データなら、
メールの受信箱
メモアプリ
ToDo管理アプリ
カレンダー
オンラインストレージ
チャットツール
のそれぞれにinboxがあると、全て見て回るだけでも大変だし、全体でどのくらいあるのか非常に分かりにくくなります。
複数の銀行口座から引き落としがあったり、クレジットカードを何枚も使っていたり、カバンをいくつも、しかも中を出さないまま使っていたり、紙のカレンダーを家、手帳、職場でバラバラに管理していたりすると、全体がよくわからなくなるのと同じです。できる限りまとめましょう。
私の場合は、メール、カレンダー、メモアプリとオンラインストレージにやることが点在していたのを、メールに集約しました。
カレンダーから予定をメールで通知
メモアプリはやめてメールの下書きでメモ
オンラインストレージにあるファイルを使う場合はファイルへのリンクをメール
これで、やることはメールの受信箱か下書きにまとまり、メールだけチェックすればよくなりました。
・Inboxに入ってくるものの数が多い
入ってくるものの数が多いと、どんなに処理が速くても、処理に時間がかかり、破綻します。
では、どうやって減らすか？
モノ
どんどん入ってくるモノの代表は紙。
不要な郵便物は、送り主に電話して「送付先リストから外してください」と告げると、たいていは送ってこなくなります。
配られる書類は、絶対に参照するもの以外は処分。何かしらのデータをプリントアウトしたものなら、必要になった時に頼めば、たいていは紙なりデータなりでもらえます。
ちなみに紙の処分方法としては、紙ごみに出す以外には、裏を書き物に使う、生ごみの吸水に使う、ちりとりに使う、がおすすめです。
それ以外のモノは買わない、もらわない、もしくは用が済んだらすぐ捨てる。
データ
メールは解約、退会とフィルタをフル活用。広告や、あまり使わないサービスの定期メンテナンスや注意喚起のメールなど、必要ない通知は見る前に消えるようにする。
もう読んでないメーリングリストやメルマガは、退会するか、退会が難しい場合は届くと同時に削除されるようにする。
使ってないファイルはアーカイブ用のフォルダに放り込む。
曲者なのが自分宛てのメモ。いつまでもあるなー、と思ったら、「備忘録」と「心がけ」と「やること」に分けてみる。
備忘録
何かしらの情報や気づいたことを忘れないためのメモ。用が済んだら即アーカイブ。特定の日時に見直したければリマインダ設定。
例：
気づき
面白そうだと思った本の題名
本からの抜き書き
通りがかりに美味しそうだと思った飲食店の名前
何かしらのIDや番号
心がけ
習慣を変えるための行動や指針。時間を特定できない＝スケジュールに組み込めないもの。見直したい頻度でリマインダを設定。
例：
勝手に思い込まない
いつも深呼吸
メッセージは口頭だけではなく紙のメモかテキスト送信を添えて伝える
しょうもないアルコールやカロリーは摂らない
何かがうまくいかない時、「それはちょうどよかった！」と唱える
やること
スケジュールに組み込める具体的な行動。カレンダーに予定を入れて、カレンダーから通知。カレンダーに入れるほどではなく、先送りするほどでもないものは、削除か放置。
例：
気づきをTweet
ブログを書く
学会Web参加
図書館に本を取りに行く
昼寝
・実行のための時間を十分に用意できていない
まったく時間を使わずにタスクがこなせるわけはなく、カレンダーに時間を確保して、ひとつずつやっていくしかない。
24時間を、まず睡眠や大切な人との時間などの大事なことから埋めて、次に、すべきことを実行するための時間を確保して、あぶれるものはやめるしかない。
可能なら、毎日決まった時間を用意する。そのほうが実行されやすい。ルーチンで体が動きやすくなる。日によってスケジュールが違うと、体が馴染みにくい。
時間は、多く用意しすぎても身が入らなかったり他のことを始めてしまったりするのは難しいところ。
・目に入りやすいもの、今すぐやらないと困るもの、簡単にできるものを選んで処理してしまう
些細なことばかり処理して、大事なことを置き去りにしてしまいがち。大事だけれど実行が大変なことと、本当はやらなくてもよいので放置してよいこととが、ごちゃまぜに残ってしまう。そして、本当に大事なものが埋もれてしまったり、いつまでも終わらなかったりする。
特に、時間が十分にあっても、数分では完了できないことが残っていく。10分以上はかかるものが後回しになってしまう印象。
例：
文を書く
長文を読む 本や資料など
動画を見る 娯楽もレクチャーも
何かしらの登録
買い物など比較検討
これを防ぐには、Inboxの中で新しいものから順番にやっていく、もしくは、古いものから順番にやっていくのが有効です。
どちらが良いかはケース・バイ・ケース。新しいものからやらないと緊急のものに対応できない。古いものからやる方が漏れがないが、やらなくても大して問題なかったものということでもある。
一般的には、古いものは「これまでやらなくても大して問題がなかった」ことなので、新しい方から順番にやっていくのがいいと思います。
「数分（2分とか5分とか）でできる内容ごとに分割する」という対策もよく見かけますが、分割すること自体が手間になるので、「2分だけ、5分だけやってみる」方が取り組みやすい。そのまま続けられるなら続ければいい。続くところまでやって、分割の勘所をつけるのが良いかもしれない。
「一度開けたら、手をつけたら、その場で処理する」というのも、郵便物には効果絶大ですし、郵便物以外のタスク処理にも有効な印象です。手をつけてみれば、どんな分割ができるかはある程度分かるし、そのまま処理できなかった場合は分割すればいい。
次回は、ちょっとした手間やハードルをなくすこと。