Inbox zeroという言葉、ご存知ですか？
・やろうと思っていることが、やることリストにいつまでも入ったまま。
・積まれた紙の中に大事な資料が埋もれていて忘れられていた。
・3桁や4桁の未読メールの中に重要な案件があり、先方からの電話で気付いた。
そんなことはないでしょうか？
こういったことを減らし、やろうと思ったことを回していく方法の1つが、inbox zeroです。
・Inbox zeroとは
やりたいこと、仕事、用事、気になることなどを一ヶ所（inbox = 受信箱）に集め、ひとつずつ処理しては、inboxの中身をzeroにする。メール処理の文脈で使われることが多いですが、紙の文書やモノにも適用できます。
１．まず、やることや気になることを一ヶ所に集める
Inboxのどこかにあるというだけでも、そこら中にやることが点在しているよりは、かなり分かりやすくなります。モノの片付けでもそうですが、「この中のどこかにある」と分かっていると、管理が大幅に楽になります。
紙やモノならファイルや箱に入れてしまえば分かりやすいです。
データは作成や編集に何かしらのアプリやサービス、デバイスを使うため散らかりやすいですが、できるだけ使うものを絞って一ヶ所に集める。
２．処理方法を決める
やらないことにしたり、委任したり、やる日時を決めて視界から一旦みえなくしたり、完了したりしながら消していく。あるものを消していくゲーム要素もあって楽しいです。
しなくてよいことなら、しないことに決める。捨てる。
自分でやらなくても良いことなら、任せる。人に任せるだけでなく、機械や仕組みを使って自動化することも含めて。
数分以内に対応できるものは、その場で対応してしまう。
やるけど今すぐにはやらないなら、やる日時を設定する。決めた日時に出せるように、データや資料をしまう。
３．いま、やることを、やる。
やることにとりかかる。
この1から3の流れを繰り返し、いろいろ集めたinbox を空にしていくことで、必要なことや、やりたいことを着実にすすめられます。大事なものが埋もれたり、重要なものが無視されたりすることがなくなります。放置されているものが一目瞭然になります。
そして、目の前の景色も頭の中も非常にすっきりします。このシステムをまわしてさえいればそこそこうまくいくという安心感と、目の前のことに集中できる環境が整うことが大事なんだと思います。
ただ、言うのは簡単ですが、一時的にでも空にするのは意外と大変です。
実際に運用してみると、これが全くzeroになりません。特にデータは。どうやっても Inbox にどんどんあふれていく。
今までも、そしてこの一か月ほども、あらためてあれこれ試してみたものの、なかなかzeroには到達せず。様々な解説には「毎日zeroにすることに囚われるとむしろ害になるので、週に1回ぐらいでもzeroにすればいいんじゃない？」と書いてありますが、週に1回でもzeroにならない。
Zeroにすること自体は手段でしかなく、景色がすっきりすることと、Inbox zeroをやろうともしないよりは物事が断然まわっていくことが大事ではあるのですが、たまにはzeroにしたい。
「ずっと残っていても大問題になっていないなら、やらなくても大したことないのだから、やらなくて良いのでは？」と考えて、長らく残っているものはやらないことに決めるのも一つではありますが、ここを工夫して残りにくくしたい。
・処理しきれていないもの、残りやすいものは何か
私の場合は、メルマガ、仕事関係の資料、掃除（カレンダーからのメールでのリマインダ）、自分宛てのメモ。
メルマガと資料は頑張ってだいぶ読み終えたんですが、掃除は完了できてない。読み物にはどこからでもアクセスできますが、家の掃除は家でしか、それも特定の時間にしかできないですからね。
そして、自分宛てのメモが曲者。何かしらの行動が必要なものと、そうではないものが混じっている。行動が必要なものも、「発酵食品を作る」のような漠然としたメモがたくさん。対象と行動を具体的にしていく必要がある。
次回は、この残りやすいものを残らないように、試してみた工夫と結果について。